Une ou un Responsable de l’accueil et de l’état civil Mairie de l'Europe

La direction de la Proximité se compose de différentes unités au service du public, dont les 7 mairies de quartiers qui émaillent le territoire de la ville de Brest.

Les mairies de quartier accueillent les citoyens au quotidien afin : d'améliorer leur cadre de vie, de les accompagner pour les différentes démarches administratives et le cas échéant de les orienter, de favoriser les initiatives des acteurs du quartier.

La mairie de quartier de l'Europe se situe à l'épicentre de ce quartier récent (crée en 2004) composé de micro-quartiers historiques (Pen Ar Creach, Kerbernard, Menez Paul, Dourjacq, Kerichen, Montaigne, Pontanezen, Kergaradec) rassemblant un peu plus de 15 000 habitants.

L'équipe de la mairie de quartier se compose d'agents d'accueil et d'état civil, d'agents de proximité (veille de l'espace public), d'une chargée de développement local (participation des habitants et des partenaires, gestion de projets) et du responsable de la mairie de quartier. En outre, la mairie de quartier accueille d'autres services hébergés de la collectivité (Education, Sport et quartier) ainsi que le siège de l'association Vivre la ville, ce qui favorise les liens et l'intelligence collective au quotidien.

En tant que responsable de l'accueil et de l'état civil, vous encadrerez une équipe de 4 agents d'accueil et d'état civil. Vous intégrerez une équipe dynamique et travaillerez en étroite collaboration avec le responsable de la mairie de quartier.

En tant que responsable accueil vous êtes au coeur de la dynamique de la mairie de quartier vis-à-vis de l'équipe d'agents d'accueil que vous encadrez (4 personnes) et vis-à-vis du responsable de la mairie de quartier et de l'adjoint au maire en charge du quartier.

Le poste rassemble plusieurs facettes : gestion administrative, droit, management, relation avec le public :

• Vous avez un rôle d'accompagnement des citoyens et de coordination de l'équipe d'agents concernant les démarches de la vie quotidienne (inscription scolaire, instruction et délivrance de cartes d'identité et passeport etc.) et en lien avec l'état civil (naissance, mariage, etc.).
• Vous managez au quotidien l'équipe d'accueil et vous êtes le référent des prestations délivrées à l'accueil notamment en matière d'état civil.
• Vous assurez/organisez le secrétariat de l'adjoint au maire du quartier
• Vous êtes un appui au responsable de la mairie de quartier concernant le suivi du bâtiment (établissement recevant du public)

Management, organisation et soutien de l'équipe d'accueil :

• Manage l'équipe au quotidien : apporte du sens au travail et favorise la responsabilité et l'autonomie des agents, garantit la formation, organise le fonctionnement de l’équipe (plannings, etc.)
• Participe à l'accueil et à la permanence le samedi matin

Référent sur l'ensemble des prestations délivrées à l'accueil :

• Garant du respect des règles des différentes prestations, vous êtes chargé de la mise à jour régulière des procédures associées en lien avec les services partenaires
• Veille à la bonne tenue de l'affichage réglementaire
• Participe aux réunions de coordination des responsables accueil état civil de l'ensemble des mairies de quartier de Brest
• Assure le suivi des activités
• Assure la gestion de la régie de recettes (régisseur titulaire)

Appui au responsable de la mairie de quartier dans certaines de ses missions :

• Supplée le responsable de la mairie de quartier en cas d’absence de celui-ci, selon un planning établi conjointement
• Assure au quotidien le bon ordre de la mairie de quartier

Fonctionnement de la mairie :

• Coordonne la gestion des prêts de salles auprès des partenaires et services
• Assure la gestion des expositions organisées dans la mairie de quartier (recherche d'exposants, aide à la mise en place, organisation du vernissage)
• Secrétariat de l'adjointe de quartier (agenda, RDV, gestion des voeux, etc.)
• Participe activement aux projets transversaux de la direction comme la participation active à la démarche d'amélioration continu du service rendu aux usagers.

Compétences managériales (écoute, dialogue, gestion de conflits, travail sur la motivation et l'engagement, esprit d'équipe, rôle de traducteur)

• Capacités relationnelles et de communication (relation usager, capacités rédactionnelles, transmission des connaissances)
• Aptitudes organisationnelles et de prise d'initiatives
• Compétences ou appétences pour les sujets concernant le droit sensu largo

Une expérience sur des postes d'encadrement et/ou en lien avec la matière "état civil" ne sont pas exigées mais représenteraient des atouts.        
 

Poste basé à :

Mairie de quartier de l'Europe - 31 rue St Jacques (relogement temporaire au 6 rue de Pen Ar Creach)

Temps et horaires de travail

• Aménagement du temps de travail : Annualisation du temps de travail sur l'année civile
• Cycle aménagé annualisé de 7h35 ou 7h44.

Avantages 

• Régime indemnitaire et prime « vacances » deux fois par an
• Aide financière à la mutuelle
• Aide à la pratique culturelle et sportive à des tarifs préférentiels (loisirs, cinéma, billetterie, chèques culture, et accès notamment à l’association sportive métropolitaine brestoise)
• Participation aux frais de transports à hauteur de 75% pour un abonnement transport en commun
• Forfait Mobilité Durable
• Accès au restaurant municipal
• Accès à une offre de formation variée, parcours managérial des encadrants
• Aide à la mobilité du conjoint via le réseau des recruteurs du territoire

Recrutement de titulaires de la fonction publique ou par contrat (postes de catégorie A, B et Agents de maîtrise) :

• Fonctionnaire sur le cadre d’emplois des rédacteurs par mutation, mobilité ou détachement, aux lauréats du concours ou par portabilité de CDI
• Accès par contrat d’un an pour les candidats reconnus travailleurs handicapés avant de devenir titulaire
• Accès sans concours pour les non fonctionnaires : contrat de catégorie B par CDD de 3 ans maximum, avec possibilité de renouvellement (les candidatures de fonctionnaires seront examinées en priorité)

07/06/2024