Une ou un assistant de Directrice et Directeur Général Adjoint

Brest métropole recrute pour ses pôles Solidarités-Citoyenneté-Proximité, et Développement Culturel Educatif et Sportif selon conditions statutaires titulaires fonctions publiques ou inscrit.e.s sur liste d’aptitude ou par application de la loi relative aux personnes en situation de handicap ou par voie contractuelle

Mission(s) principale(s) 

• Assurer le secrétariat des directeur.ice.s général.e.s adjoint.e.s des pôles Solidarités-Citoyenneté-Proximité, et Développement Culturel Educatif et Sportif

Activités

Faciliter la gestion des temps, des urgences et des priorités à l’échelle des deux pôles, dans une logique d’efficacité de l’action et de bonne coordination avec les élus, les directions, les partenaires :

• Gérer et coordonner avec agilité les agendas, définir avec les DGA les priorités dans la gestion du temps, organiser et adapter les temps de réunions et les temps de travail,
• Assurer l’organisation des réunions pilotées par les DGA et les instances :
• En amont, préparation des ordres des jours, suivi des présences, collecte des éléments nécessaires à la préparation de réunions, suivi des dossiers présentés dans l’ensemble des instances de décision des collectivités (conseils municipal et de métropole, bureau de métropole, CPC et bureau municipal, …), veille sur les délais et la forme à des documents des 2 pôles transmis par les services rédacteurs.
• En aval, rédaction de PV de décision, de compte-rendu, suivi des conclusions à des fins de rappel et d’alerte sur la mise en œuvre des processus.
• Suivre les dossiers présentés dans les instances de Direction Générale (DG, Conseils de direction, Séminaire, …)

Assister les DGA dans le pilotage des deux pôles :

• Assurer le suivi du courrier, des documents internes, comptes rendus de réunion, tableaux de suivi et indicateurs. Les rédiger, les mettre en forme, en assurer le suivi et les diffuser.
• Accompagner les DGA en matière de veille sur les sujets des deux pôles : veille d’actualité, prise en charge de dossiers ponctuels
• Mettre en œuvre les dispositifs d’assistance en complémentarité avec les secrétariats des directions des 2 pôles, les assistantes rattachées à la DG et le secrétariat des élus
• Suivi et animation des espaces collaboratifs des pôles
• Organisation d’évènements, séminaires, etc.

Compétences requises 

Connaissances générales (savoir)

• Bonnes connaissances de l’organisation réglementaire des collectivités territoriales
• Connaissances pratiques des directions et de leurs missions au sein des pôles
• Connaissance des missions et des outils d’assistance de direction

Compétences pratiques (savoir-faire)

• Savoir rédiger un PV de décision, un compte-rendu, un courrier, savoir l’adapter aux objectifs et aux interlocuteurs, savoir les mettre en forme
• Savoir gérer des agendas, en prenant en comptes des organisations complexes, savoir adapter l’agenda aux urgences et aux contraintes.
• Maitriser les outils d’assistance de direction et notamment des outils bureautiques
• Savoir organiser un secrétariat de direction, créer des outils de suivi et d’archivage
• Compétences rédactionnelles et orthographique

Qualités professionnelles (savoir être)

• Savoir travailler en toute discrétion et organiser la confidentialité des informations 
• Savoir être attentif à l’autre, écouter et dialoguer
• Savoir interagir et communiquer et être dotée d’une aisance relationnelle
• Savoir analyser une demande, gérer les priorités
• Savoir intervenir en autonomie, prendre des initiatives et être réactif pour s’adapter au contexte
• Capacité d’anticipation
• Proactivité

Relations hiérarchiques et fonctionnelles 

• Rattachement hiérarchique : DGA  pôle Solidarités-Citoyenneté- Proximité et  DGA pôle Développement Culturel Educatif et Sportif
• Relations internes et externes : ensemble des directions de Brest métropole et Ville , partenaires extérieurs, élus

Conditions et modalités d’exercice 

• Lieu de travail : Hôtel de ville
• Temps et horaires de travail, ATT : Cycle aménagé en fonction du règlement de service

Contraintes particulières 

• Disponibilité en fin de journée (de manière ponctuelle)

Profil souhaité 

• Expérience sur poste similaire souhaitée

Contact

Pour tous renseignements complémentaires en lien avec les missions veuillez prendre contact auprès de :

• Isabelle VETEAU, Directrice Générale Adjointe en charge du pôle Solidarités, Citoyenneté proximité – Tél : 02 98 00 82 07
• Bertrand RIOUALEN, Directeur Général Adjoint en charge du pôle Développement Culturel, Educatif et Sportif - Tél : 02 98 00 82 14

Pour tous renseignements complémentaires en lien avec les conditions statutaires, veuillez prendre contact auprès de :

• Chloé NOAN - Chargée de recrutement à la DRH - Tél : 02.98.33.57.77

Date limite de dépôt des candidatures 

22/05/2024