Une ou un assistant de direction

Composée de 3 500 agents et dotée de compétences riches et variées, Brest métropole intervient dans de nombreux champs du quotidien des habitantes et des habitants du territoire. Au sein du cabinet, de la direction générale, d'une direction ou d'un service, vous serez amené à : 

• Assurer le secrétariat d'une direction ou d'un service au sein de Brest métropole, de la ville de Brest ou du CCAS
• Assister la direction ou le service, en apportant une aide permanente en termes d'organisation, d'informations et de faire le lien avec leurs différents interlocuteurs.

1 - Faciliter la gestion du temps, des urgences et des priorités à l'échelle de la direction ou du service : 

• Assurer la gestion de l'agenda du directeur ou de la directrice ou du ou de la responsable de service ainsi que leurs appels téléphoniques
• Hiérarchiser les priorités et alerter sur les urgences
• Organiser et adapter les temps de réunions, les temps de travail et les instances
• Assurer la bonne circulation de l'information au sein des services ou du service

2- Assister la directrice ou le directeur dans le pilotage de l'activité de la direction : 

• Assurer l'enregistrement et la gestion du courrier « arrivée », des documents, du courrier « départ » au sein de la direction ou du service
• Assurer l'accueil des personnes en contact avec la direction, l'organisation des réunions de la directrice ou du directeur
• Produire et mettre en forme des tableaux de suivi et des indicateurs, en assurer le suivi et les diffuser
• Classer, archiver et tenir à jour les dossiers
• Coordonner, centraliser et assurer le respect des échéances des délibérations de la direction en lien avec les membres du comité de direction et du secrétariat des assemblées
• Assurer éventuellement les remplacements à l'accueil, au même titre que les autres adjoints administratifs de la direction
• Organiser des événements, séminaires, etc.

• Maitriser les outils d'assistance administrative et notamment des outils bureautiques
• Savoir organiser un secrétariat de direction, créer des outils de suivi et d’archivage
• Compétences rédactionnelles et orthographiques
• Expérience en collectivité appréciée
• Appétence pour le travail en équipe

Recrutement de contractuels en contrat à durée déterminée sur le cadre d’emplois des adjoints administratifs (catégorie C)

31/07/2024